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La gestion numérique de l’information dans l’entreprise et ses outils

Données numériques

À l’heure du numérique, la GED et le SAE sont devenus deux outils incontournables et complémentaires de gestion électronique de l’information dans les entreprises.

L’archivage sécurisé avec le SAE

Comme son nom l’indique, la vocation principale d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) est d’archiver sous forme numérique tout document important dans une entreprise. Avec ce type de logiciel, plus besoin de parcourir des rangées de cartons entreposés sur des étagères pour retrouver un document datant d’un certain temps.

La dématérialisation d’un document par sa transformation sous forme numérique permet non seulement de conserver une copie intégrale du document de manière sécurisée, mais aussi de pouvoir le retrouver rapidement, grâce à un classement hiérarchisé qui assure sa traçabilité. Dès lors, une fois intégré dans ce système de conservation, tout document devient non modifiable et restera archivé selon des normes définies à l’avance et pour une durée généralement fixée par des contraintes légales.

La gestion collaborative de l’information avec la GED

La mise en réseau des différents postes de travail d’une entreprise permet à ses collaborateurs d’accéder aux mêmes informations dès lors qu’elles sont organisées dans des bases de données partagées. Cette optimisation de la gestion documentaire et de l’information est possible grâce à des logiciels de GED (Gestion Electronique de Documents).

Non seulement, ils numérisent et classent tout document, mais ils permettent aussi de travailler à plusieurs sur un même document, tout en gardant une trace et un historique des différentes modifications apportées et par qui. Ce partage de documents à l’intérieur de groupe de travail permet d’élaborer des circuits de travail collaboratif, en fonction des spécificités métiers de chaque département, pour aboutir à une version finale du document qui, une fois validée, pourra être archivée de manière sécurisée avec son histoire.

Au final, GED et SAE sont des solutions ayant certaines fonctions communes, mais qui répondent aussi à des besoins différents de toute entreprise. Leur déploiement au sein du système informatique de données dépendra donc de l’urgence spécifique de chaque société : soit conserver de manière sécurisée des documents avec le SAE, soit faciliter le travail collaboratif avec la GED.

A propos de l'auteur

Amoureux de référencement et passionné par le web en général, je blog et rédige aux quatre coins du web. Je ne mâche pas mes mots mais soyez rassuré, au fond j'ai un coeur de panda !

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