Le compte-rendu de réunion, comment l’optimiser à l’ère 2.0 ?

Le compte rendu constitue un outil indispensable : mémoire d’une réunion, son contenu doit être aisément utilisable par toutes les personnes ayant assisté à la réunion, voire à un public plus large absent en séance. Lorsqu’il est optimisé, il permet de retenir les décisions essentielles qui doivent être appliquées et les points à trancher. Les principaux arguments doivent être présents.

Quels sont les éléments indispensables pour un compte rendu optimisé ?

Pour être efficace, un compte rendu ou une synthèse doivent comprendre les éléments suivants :

  • Liste des intervenants présents, ou au moins les services, les organisations ou les parties représentées ; si c’est un procès-verbal de réunion de comité d’entreprise (PV de CE), il faut les noms des élus, des représentants syndicaux et de la direction ; si c’est un procès-verbal de conseil d’administration (CA) et autre COMEX, la feuille de présence mentionne l’équipe de direction et les administrateurs, sans oublier les invités ;
  • L’ordre du jour : le lecteur doit pouvoir consulter directement les sections qui l’intéressent. Les tables des matières et les titres doivent être utilisés ;
  • Utilisation du format le plus court possible ;
  • Diffusion du document le plus rapidement possible.

Les conférences, congrès et colloques durant plusieurs jours nécessitent également d’optimiser les comptes rendus. Ces actes de colloques et synthèses de conférences permettent aux lecteurs de prendre connaissance rapidement de longs débats.

La synthèse constitue le seul moyen de produire un compte rendu optimisé qui soit efficace dans la forme, et fidèle sur le fond tout en étant rapide à lire, voir ici. Elle est nécessaire, en effet les réunions sont déjà suffisamment chronophages, il est donc inutile d’y ajouter la lecture fastidieuse d’un compte rendu très long. C’est aussi pour cela qu’on produit des synthèses brèves ou concises, mais également des synthèses détaillées en complément. Pour les plus pressés, on peut également rédiger un relevé de décisions d’une ou deux pages.

Comment rédiger un compte rendu optimisé en sélectionnant les bonnes informations ?

La rédaction d’un compte rendu optimisé représente un exercice exigeant, tant du point de vue du fond que de la forme. Il s’agit en effet de retranscrire une discussion, parfois animée, dans un langage synthétique, sans trahir la pensée des intervenants et en identifiant correctement les enjeux essentiels.

Tout en respectant ces objectifs, vous devez faire face à une contrainte de taille, à savoir les références des intervenants, pas toujours explicites, leurs connaissances techniques, la spécificité de leur secteur d’activité ou de leur métier, cliquez ici.

La sélection du niveau de retraitement adéquat est essentielle. Il est impératif de savoir au préalable à quel point le document doit être optimisé. Une méthode simple et efficace consiste à fixer un certain nombre de paragraphes par heure de réunion, avec une marge de manœuvre de plus ou moins 10 %. De cette manière, la sélection des informations pertinentes s’effectue naturellement. Il suffit juste ensuite de les résumer. Cela évite de rédiger un compte rendu complet, exhaustif ou in-extenso dont la lecture risque d’être « assommante ».

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En effet, une retranscription mot à mot de type verbatim d’une réunion de deux heures, peut représenter jusqu’à quarante pages. Utile en tant que pièce dans un dossier judiciaire, elle ne saurait remplir le rôle de communication assignée à la synthèse optimisée ou au compte rendu analytique.

Déterminer le format de présentation du compte rendu est une étape inévitable. Vous devez opter pour un style direct ou indirect. Toutes les marques de l’oralité doivent être supprimées, en effet l’expression n’est pas la même à l’écrit qu’à l’oral. Une même idée peut très souvent être exprimée de manière beaucoup plus concise à l’écrit. Les répétitions, les hésitations, les formules vagues peuvent être éliminées.

Vous devez vous appuyer sur le langage de chaque intervenant : son champ lexical, son ton, son vocabulaire voire son jargon, sont autant d’indices pour réaliser un compte rendu amélioré. Certains termes ou formules mériteront d’être réutilisés, quand d’autres pourront être résumés ou reformulés.

La réaction d’un compte rendu optimisé s’avère une tâche pas si simple que cela. Il faut faire preuve d’un esprit analytique, de rigueur et maîtriser le langage métier propre à certaines entreprises.

A propos de l'auteur

Passionné par le référencement naturel et social, et surtout motivé par les défis, j'accompagne les entreprises dans leur stratégie de visibilité sur les moteurs de recherche.

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